Onboarding : Comment intégrer vos collaborateurs à distance ?

Coraline
Responsable Marketing & Communication
Illustration : AdobeStock

Que votre entreprise se soit récemment mise au télétravail grâce (ou à cause) du Covid-19 ou que ça soit dans vos mœurs depuis plus longtemps, nous sommes tous d’accord pour dire qu’aujourd’hui le télétravail fait partie intégrante de notre quotidien.

Il n’est plus rare de devoir recruter des talents à distance.

Pourquoi recruter des employés en télétravail peut valoir un peu d’investissement de votre part, en particulier dans le contexte sanitaire dans lequel nous sommes depuis deux ans ?

L’un des principaux avantages d’avoir des équipes en télétravail est que même s’il y a une pandémie, une tempête de neige ou tout autre problème difficilement prévisible, la productivité reste la même.

Comme nous l’avons tous constaté pendant la pandémie de Covid-19, il est difficile de fermer totalement une entreprise pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, sans avoir une idée de combien de temps cela va durer. Le fait d’avoir des employés en télétravail maintiendra la productivité de votre équipe et donc de votre entreprise.

Alors que l’exercice de l’entretien d’embauche est relativement « facile » à faire en visio, l’étape d’après : l’onboarding, peut s’avérer compliquée si elle n’est pas réfléchie en avance. 

Après tout, il peut s’écouler un certain temps avant que vous ne rencontriez vos nouvelles recrues en personne. 

Et maintenant que nous avons tous les bases d’un bon onboarding “classique”, il est important de voir comment faire un bon onboarding à distance.  

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, voyons de nouveau quelques notions importantes.

Onboarding : pourquoi consacrer tout ce temps et ces efforts ?

Parce qu’un processus d’intégration solide aide les nouveaux collaborateurs à se sentir les bienvenus et comme s’ils faisaient déjà partie de l’équipe. En les intégrant correctement, vous faciliterez leur transition et habituerez chaque personne de l’équipe progressivement au nouveau flux de travail. De ce fait, les nouveaux membres de votre équipe seront plus enthousiastes et impatients de commencer à travailler.

D’un autre côté, une mauvaise expérience d’intégration crée du stress et de la confusion dès le début, ce qui peut amener les nouveaux employés à se demander s’ils ont fait le mauvais choix.

La dernière chose que vous voulez c’est qu’une nouvelle recrue continue de passer des entretiens au moment où elle devrait commencer à s’enraciner dans votre entreprise.

Donc pour augmenter vos chances de fidéliser vos collaborateurs dès la première seconde, nous allons vous partager les meilleures pratiques pour votre processus d’onboarding virtuel.

Commençons par construire de bonnes fondations.

Onboarding : comment intégrer de nouveaux employés qui travaillent à domicile ?

Vous avez été lié à des problématiques de recrutement, vous avez trouvé le profil idéal et aujourd’hui vous êtes liés à la problématique de son onboarding à distance. 

Comme un processus d’onboarding “classique”, il est important d’en créer un pour l’onboarding virtuel. 

Ce processus sera un peu différent d’un processus d’intégration classique, mais il devra permettre à vos collaborateurs de savoir où se trouvent les informations importantes, le programme de formation, ce que l’on attend d’eux et bien sûr, les réponses aux questions qu’ils peuvent se poser.

Vous devez considérer cela comme le manuel pratique pour vos collaborateurs qui traite de tout ce qui concerne votre entreprise. Que tout le monde ait la bonne partition pour jouer le même morceau, même à l’autre bout du monde. 

Voici quelques conseils pour vous faciliter l’ensemble de ce processus.

1- Commencez le processus d’onboarding tôt

En règle générale, les entreprises attendent souvent le premier jour pour commencer le processus d’onboarding, qu’il soit “classique” ou à distance. Nous pensons qu’il y a une meilleure stratégie à adopter et elle commence bien avant l’arrivée de votre nouveau membre. 

Dès que vous avez terminé le processus de recrutement, commencez à préparer le “welcome pack”, un petit paquet de bienvenue, que vous allez lui envoyer pour qu’il le reçoive quelques jours avant son arrivée.

Mettez-y par exemple :

  • le déroulé de son premier jour / sa première semaine
  • les codes de connexion aux différents outils qu’il devra utiliser
  • un petit mot manuscrit de la part de la Direction lui souhaitant la bienvenue
  • les documents RH qu’il aura à signer 
  • le trombinoscope de l’équipe (pour pouvoir mettre des visages sur des noms)
  • l’organigramme de l’entreprise
  • quelque chose d’amusant à mettre sur son bureau
  • des petits cadeaux, un t-shirt, un mug, une gourde, un carnet, des stickers, avec le logo de votre entreprise.

 

Quoi que vous fassiez, ce sera fortement apprécié. Votre nouvelle recrue se sentira attendue et aura automatiquement beaucoup de plaisir à se connecter pour sa première journée.

Ne soyez d’ailleurs pas surpris si elle partage son enthousiasme sur les réseaux sociaux, c’est un excellent moyen pour vous, de promouvoir votre entreprise.

2- Créez et partagez un calendrier/agenda d’intégration 

Qu’il s’agisse d’une intégration classique ou d’une intégration à distance, c’est toujours un moment un peu stressant pour le collaborateur qui rejoint l’entreprise. 

Anticiper ce stress et les moments de flottement qui peuvent avoir lieu, vous permettra, ainsi qu’à la nouvelle personne, d’être plus sereins. 

Préparez un calendrier qui expliquera la manière dont se déroulera l’intégration de votre nouvelle recrue ainsi que ses deux premières semaines.

Ça lui donnera un aperçu de ce qui l’attend, ça permet de lui donner une ligne directrice et donc d’éviter le stress des premiers jours. C’est également un moyen de les aider à organiser leurs journées à distance et de faciliter le travail en équipe.

3- Attribuez des tâches faciles pour les premiers jours

Pour renforcer la confiance avant qu’un véritable travail ne soit commencé, préparez quelques tâches faciles à faire pour votre nouvel employé. 

Demandez-leur, par exemple :

  • de remplir les documents RH nécessaires
  • de configurer leur messagerie d’entreprise
  • de se connecter au logiciel de communication interne comme Slack
  • de regarder la vidéo de présentation de votre entreprise

 

Intégrez ces tâches dans un outil de travail collaboratif comme Trello ou Click Up. Cela vous permettra de pouvoir suivre le travail, d’anticiper les éventuels questions ou problèmes qui peuvent survenir. Cela aidera également votre collaborateur à travailler en équipe, à utiliser vos outils et à se mettre en ordre de marche dans sa fonction.

4- Planifiez une formation virtuelle grâce à des contenus en ligne

Passez du temps à créer des contenus qui seront disponibles en ligne ou via une application d’application d’onboarding telle que Dokki auxquels vos collaborateurs pourront se référer s’ils ont la moindre question.

Oui, cela prend du temps et des ressources supplémentaires de votre côté. Mais ces contenus vivront éternellement pour vos prochaines embauches. 

Commencez, par exemple, par une vidéo vous présentant ainsi que l’entreprise. Un podcast expliquant pourquoi votre entreprise s’appelle comme ça. Présentez vos produits ou services et faites des petits quiz à la fin pour voir si votre offre a bien été comprise. 

Personnalisez vos contenus en leur expliquant ce que vous attendez d’eux et de leur poste. 

Partagez-leur des vidéos tutorielles qui expliquent comment se connecter aux outils dont ils vont avoir besoin.

Prévoyez également un plan de formation grâce au microlearning, pour leur permettre de se mettre à niveau dès les premiers jours et ainsi de pouvoir entreprendre leurs tâches avec plus de sérénité.

5- Donnez les accès à tous les outils

Ça semble évident, mais c’est quelque chose de très important pour que tout le monde puisse travailler de manière collaborative et puisse suivre correctement les projets. Vous devez utiliser des outils de communication et de gestion de projet. C’est le moyen le plus simple de respecter le calendrier, d’éviter toute confusion sur ce qu’il se passe ou sur les dates d’échéance et également de connaître l’avancée.

Dans les contenus en ligne que vous allez préparer, parlez de ces outils avec lesquels les nouveaux membres de votre équipe devront travailler, ensuite expliquez-leur brièvement à quoi ils servent et comment les utiliser au mieux. Et bien évidemment, donnez à vos nouvelles recrues tous les codes accès dont ils vont avoir besoin.

6- Organisez des réunions virtuelles de groupe et individuelles pour présenter les équipes

Ces réunions virtuelles vont donner l’occasion à chacun de savoir avec qui ils vont travailler de manière moins intimidante et moins formelle que des réunions de travail. Commencez par des visios en petits groupes avec les collaborateurs avec qui les nouveaux vont interagir régulièrement. 

Ensuite, planifiez des réunions individuelles avec les managers et les autres personnes importantes de votre entreprise afin que le nouveau apprenne à connaître chacun. 

Après quelques jours, et pour ne pas surcharger le nouveau venu, présentez-le à tous les autres membres de l’équipe lors d’une réunion plus large. 

Pour que ça soit agréable pour tout le monde, faites en sorte que ces réunions ne soient pas trop longues, entre 15 et 20 minutes. Cela ne perturbera pas trop la journée de travail et les nouveaux ressentiront moins la pression de devoir être dans la “démonstration”.

Pour que ce moment soit plus agréable pour tout le monde, vous pouvez demander au nouveau de partager quelques faits amusants à son sujet, de partager une anecdote qui se serait passée lors de l’entretien d’embauche. Organisez un petit “portrait chinois” qui permet d’en savoir un peu plus sur votre nouveau collaborateur. En bref, faites en sorte que ces moments soient légers, le but étant juste de découvrir une nouvelle personne et d’apprendre à la connaître. 

7- Attribuez un “copain” de bienvenue

On le sait tous, s’intégrer dans une nouvelle entreprise n’est pas toujours quelque chose de simple. Et ça l’est d’autant moins quand nous ne sommes pas tous les jours au bureau et que l’on est seul chez soi derrière un ordinateur.

Pour faciliter l’intégration de votre nouvel employé, vous pouvez mettre en place un système de parrainage, en attribuant à votre nouvelle recrue un collaborateur plus “ancien” dans l’entreprise. 

Cette personne sera un support et un soutien en aidant le nouveau à mieux connaître l’entreprise, en répondant à ses questions, ou juste en partageant des “pauses café” pour discuter. C’est souvent un peu plus facile de poser des questions ou de discuter avec un pair qu’avec son responsable direct. 

Les nouveaux se sentiront moins seuls les premières semaines et seront plus à l’aise en sachant qu’ils ont toujours quelqu’un à qui parler.

Ce n’est pas obligatoire de constituer un binôme qui travaille dans la même équipe même si cela peut faciliter les relations futures. Ce qu’il faut surtout c’est que le “parrain” soit également à l’aise avec cette idée et ait envie d’aider les nouveaux à s’intégrer correctement.

8- Définissez des temps d’échange réguliers

Ce point-là est un point important. Il ne faut pas être dans l’excès d’un côté ou de l’autre. Il ne s’agit pas d’envoyer un message toutes les cinq minutes à votre collaborateur à distance pour savoir si tout va bien, ni de ne l’appeler qu’une fois par mois. Il faut trouver le juste milieu afin que votre nouveau venu se sente accompagné sans avoir l’impression qu’on le contrôle au quotidien. 

Si vous êtes trop dans le contrôle, ce sera contre-productif, cela va engendrer de la méfiance et peut ajouter un stress inutile. 

Les premiers jours, il peut être important pour vous et votre collaborateur de faire un point le matin et/ou le soir, quotidiennement, afin de s’assurer que la ligne directrice soit comprise et que votre collaborateur se sente bien. Puis, plus le temps va avancer, plus ces points vont pouvoir s’espacer. 

Pour faciliter l’organisation et les échanges, planifiez ces points à l’avance dans l’agenda. Cela aidera votre équipe à anticiper et à pouvoir s’y préparer si besoin.

9- Organisez des feedbacks réguliers

L’intégration d’une nouvelle recrue peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Et c’est d’autant plus vrai lorsqu’il y a une distance géographique entre vous et vos équipes. Il faut donc rester attentif à votre nouveau collaborateur pendant les semaines et mois qui suivent son arrivée. 

Si après les premières semaines de travail, il n’y a pas de point de feedback organisé, alors même le meilleur processus d’intégration n’aura pas de valeur. 

Il est important, pour vous, mais surtout pour votre collaborateur, qu’après un laps de temps que vous aurez défini, par exemple, au bout d’un mois ou à la moitié de la période d’essai, une séance d’échange soit organisée. Elle devra ensuite être régulièrement répétée, en fin de période d’essai puis tous les 2 mois, peut être un bon rythme. 

Ce n’est pas seulement l’occasion pour vous d’évaluer le travail et la conduite de votre collaborateur. C’est également une opportunité que vous lui donnez de vous faire part de ses premières impressions et ressentis sur l’entreprise, son intégration dans l’équipe et son poste. 

Vos équipes apprécieront que vous preniez le temps pour elles et pour les écouter. 

Tout ceci renforcera la confiance et l’engagement de votre équipe vis-à-vis de votre entreprise.

 

Vous avez dorénavant toutes les clés pour mettre en place un onboarding de vos collaborateurs à distance, qui tienne la route et qui permette à chacun de trouver ses marques rapidement. Il est maintenant temps pour vous de créer une expérience d’accueil mémorable pour vos nouvelles recrues.

Bien que cela demande un peu de travail supplémentaire, vous verrez des bénéfices à court et à long terme. Vos nouveaux collaborateurs se sentiront confiants, enthousiastes et à l’aise pour commencer à travailler avec vous et avec le reste de l’équipe. Vous les ferez également se sentir attendus, bienvenus et intégrés, ce qui est souvent difficile avec le travail à distance.

Mettez ces bonnes pratiques à profit, partagez-les avec vos collègues et dites-nous comment ça s’est passé de votre côté !

En attendant, si vous avez besoin d’aide pour mettre en place votre onboarding à distance, n’hésitez pas à nous appeler et nous vous présenterons Dokki, notre application de microlearning.

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