Onboarding : Comment bien intégrer vos nouvelles recrues ?

Coraline
Responsable Marketing & Communication
Illustration : AdobeStock

L’onboarding, ou l’intégration d’un nouveau collaborateur, peut faire la différence entre un début normal, un bon début ou un excellent début dans l’entreprise. Tout dépend de la priorité que vous lui accordez. 

Pour augmenter votre taux de rétention, parallèlement à votre culture d’entreprise, vous devez donner la priorité absolue à l’intégration de vos nouveaux arrivants et vous concentrer sur celle-ci dans le cadre de votre stratégie globale en matière de ressources humaines. 

Dans cet article nous vous expliquons pourquoi.

Onboarding : définition

L’onboarding c’est faire la parfaite introduction entre un nouvel employé et son entreprise. 

pourquoi est-il important ?

L’intégration d’un nouveau salarié est la dernière phase du processus de recrutement. C’est une étape cruciale pour créer du lien et fidéliser le nouvel arrivant.

Effectivement lorsqu’un nouvel employé rejoint une entreprise, il y a de fortes chances qu’il ait beaucoup de questions. Non seulement sur son rôle, mais aussi sur l’entreprise, les processus et peut-être même la culture de l’entreprise. 

C’est un moment clé de sa vie dans l’entreprise. Il doit prendre ses marques socialement tout en assimilant de nouvelles notions et de nouveaux processus professionnels dans un environnement de travail encore méconnu.

Son intégration va donc être conçue pour répondre à ses questions, pour le préparer dans son nouveau rôle et pour l’aider à s’intégrer dans sa nouvelle équipe. 

Quel est le but de l’onboarding ?

L’idée derrière l’onboarding est de préparer les employés le plus rapidement possible et de les aider à réussir chaque étape. Ainsi, l’intérêt d’une bonne intégration n’est pas seulement d’orienter les collaborateurs mais aussi de les aider à établir un lien entre eux et l’entreprise. 

De manière générale, selon l’étude Gallup, l’étude de Mercuri urval et l’étude Workelo :

  • 88% des salariés sont insatisfaits de leur accueil en entreprise.

  • Près d’un salarié sur deux a envisagé de quitter son entreprise pendant la période d’essai.

  • 45% des démissions ont lieu la 1ère année.

  • Une intégration ratée coûte, en moyenne, 7 000€ à l’entreprise.

 

L’intégration d’une nouvelle recrue peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Mais il ne faut pas le voir comme du temps perdu. Bien au contraire, il s’agit d’un excellent investissement. 

En effet, en intégrant vos nouveaux collaborateurs dans de bonnes conditions, ces derniers seront plus rapidement efficaces. Sur du long terme, cela se traduira par plus de productivité. 

De plus, bien intégrer un salarié permet d’accroître sa motivation et lui confère un sentiment d’appartenance qui joue un rôle non négligeable dans son bien-être. 

Afin de faciliter cette période d’accueil et d’intégration, la mise en place d’un processus va être déterminante. 

Onboarding : les quatre phases de l’intégration de vos collaborateurs

Nous pouvons décomposer l’onboarding des collaborateurs en quatre phases distinctes :

  • Phase 1 : le pré-boarding, avant l’arrivée du collaborateur
  • Phase 2 : le premier jour et la première semaine du nouvel arrivant
  • Phase 3 : Après la première semaine
  • Phase 4 : Après quatre à huit semaines

 

Plongeons directement dans chacune de ces étapes une par une.

Onboarding phase 1 : le Pré-boarding

En tant que responsable des ressources humaines, vous pouvez aider les nouveaux collaborateurs à s’intégrer rapidement et à se sentir à l’aise. L’ensemble du processus doit être rationalisé, souvent à l’aide d’une application d’onboarding telle que Dokki, afin que les nouveaux arrivants aient une expérience totalement transparente dès le premier jour. 

Voici quelques-unes des choses courantes qui méritent d’être couvertes lors de l’intégration.

1- Les formalités :

Toutes les formalités contractuelles ont-elles été remplies ? Les droits d’accès ont-ils été ouverts ? Le nouvel employé a-t-il tout le matériel nécessaire à son travail ? Toutes ces questions doivent être abordées au moins une à deux semaines avant que votre nouveau collaborateur arrive. 

 

2- Les informations :

Le salarié connaît-il la date de son arrivée ? Sait-il à quelle heure arriver lors de son premier jour ? A-t-il bien l’adresse ? Connaît-il l’essentiel de ce qui l’attend ? Tout cela doit lui être communiqué en amont par e-mail ou via l’application d’onboarding que vous avez choisie.

 

3- Les collègues :

Tous les collaborateurs impliqués dans le processus doivent recevoir toutes les informations nécessaires. En fait, ils doivent être conscients de leur “liste de tâches” respectives. 

Cela peut comprendre, les équipes des ressources humaines, les managers, les collègues proches, le service IT, sans oublier la direction. 

 

4- Le lieu de travail :

Idéalement, votre nouveau collaborateur arrivera dès le premier jour avec un poste de travail fonctionnel. 

Vous assurez que tout soit bien en place peut prendre un peu de temps. 

Ainsi, les préparatifs doivent être faits en prenant un peu d’avance.

  • L’accès au bâtiment : Il doit être facilité, par un nouveau code, une nouvelle clé ou un nouveau badge.

  • Le matériel : Chaque employé doit disposer de son propre ordinateur, qui devra être réinstallé en cas de changement de personnel ou lors de l’achat d’un nouvel équipement. Il en va de même pour les téléphones portables professionnels ou les voitures d’entreprise pour les fonctions qui le nécessitent.

  • Le poste de travail : Votre nouvelle recrue a-t-elle un bureau attitré ? Un écran ? Un clavier et une souris ? Une chaise ? A-t-elle également de quoi prendre des notes ?

  • L’accès aux outils : Les informations nécessaires à l’accès aux données doivent être générées avant l’arrivée du collaborateur. Notamment les mots de passe, les droits d’accès et les invitations à utiliser certains outils. Des licences supplémentaires doivent-elles être achetées pour certains outils ? De cette façon, votre nouvel employé pourra configurer son espace de travail virtuel dès le premier jour. Cela vous permet d’économiser beaucoup de temps dans le processus.

 

5- Les rendez-vous :

Invitez vos nouveaux collègues aux prochaines réunions. Si possible, fixez des rendez-vous avec les personnes avec lesquelles ils devront interagir (dans leur propre service mais également dans les autres).

 

6- La formation des salariés :

Le nouveau salarié a-t-il besoin de formation supplémentaire dans un domaine spécifique ? Si oui, prenez les devants et organisez son parcours de formation.

 

7- Les responsabilités :

Si votre nouveau collaborateur arrive sur un poste qui n’existait pas avant, les responsabilités peuvent se voir changer ou redistribuer. Assurez-vous d’avoir bien cela en tête et de communiquer correctement auprès de toutes les équipes concernées.

 

8- Les cadeaux de bienvenue

Votre nouvelle recrue sentira que son arrivée était attendue si elle découvre un ou plusieurs petits cadeaux à son poste de travail le premier jour. Il peut s’agir d’un t-shirt, d’une gourde, d’un mug et d’un carnet avec le logo de votre entreprise. Ou juste d’un petit bouquet de fleurs ou d’une boite de chocolat. Retenez bien que c’est l’intention qui compte et quelle qu’elle soit, elle sera fortement appréciée. 

Onboarding phase 2 : le Premier jour & la Première semaine

Onboarding : le premier jour

Voici quelques points sur lesquels vous devez être vigilant pour le premier jour de votre nouvel employé.

 

1- La Ponctualité

 

Le premier jour, vous devez montrer à votre collaborateur qu’il est attendu en arrivant avant lui et en étant disponible pour lui. Il arrive souvent qu’un nouvel arrivant soit très ponctuel, voire en avance, mais que la personne censée l’accueillir ne soit pas encore arrivée ou en réunion. 

Pour lui épargner le traditionnel chaos du lundi matin et pour vous ménager suffisamment de temps de préparation, accueillez-le à une heure plus tardive que d’habitude.

 

2- L’accueil

 

Le petit cadeau de bienvenue aura été laissé la veille ou peu de temps avant l’arrivée sur le bureau de votre nouvelle recrue et il fera son petit effet lorsqu’il sera découvert. 

Dès la première seconde où il arrive, des petites subtilités comme celles-ci renforcent le sentiment d’appartenance de votre nouveau collaborateur. Ça restera toujours un agréable souvenir. En fin de compte, des petits gestes peuvent avoir un impact important.

 

3- Les présentations

 

Pour bien démarrer nous vous conseillons d’organiser un petit rendez-vous de présentation. Bien sûr, ça ne veut pas dire que toute l’entreprise doit attendre l’arrivée du nouveau venu dans son bureau. Cependant, c’est important que les collègues avec lesquels il va devoir travailler se présentent et présentent leur rôle respectif. 

Cela permettra au petit nouveau de plus facilement établir le contact et réduira les éventuels freins qu’il pourrait avoir à demander directement de l’aide à quelqu’un.

 

4- Créer du lien

 

Il est important de programmer un déjeuner pour votre nouveau collaborateur le premier jour. Déjeuner avec des collègues du même service dès le premier jour de travail, renforce le sens de la communauté dans une organisation. Cela crée également une base de confiance pour travailler ensemble dans l’avenir.

Onboarding : la première semaine

L’intégration d’un nouveau salarié ne s’arrête pas au premier jour, loin de là. Il est important de bien programmer les jours et les semaines qui suivent.

 

Aperçu de l’intégration

 

Pour que le déroulé des jours et des semaines à venir soit clair, le processus doit être entièrement expliqué au nouveau collaborateur. 

Lors de son premier jour, un nouveau collaborateur va recevoir énormément d’informations. Il faut veiller à ne pas le submerger en ne lui fournissant que des informations orales. Donnez-lui autant de documentation que possible. Cela peut être facilité par un outil spécialisé dans l’onboarding, sur lequel vous pourrez créer des podcasts, des vidéos, des quiz etc. Autant de formats qui rendront l’onboarding de votre collaborateur plus ludique tout en lui permettant d’avoir accès aux informations importantes.

 

 

Attentes mutuelles

 

Les managers doivent s’entretenir des nouvelles responsabilités qui incombent au poste avec le nouvel employé et communiquer clairement sur leurs attentes. D’autre part, il est également important que le collaborateur puisse exprimer ses attentes concernant les prochaines semaines. 

De cette façon, les malentendus peuvent être évités et une atmosphère de travail agréable peut être instaurée. 

 

Projets en cours

 

Dès l’arrivée de votre nouveau collègue, n’hésitez pas à l’intégrer dans les projets existants et en cours. Avoir la possibilité de participer dès le début à des projets peut être un facteur d’enthousiasme et de motivation pour le collaborateur.

 

Visite de l’entreprise

 

Pour donner à votre salarié une image claire de votre entreprise, des locaux, d’où se trouve tel manager ou tel service etc., une visite de lieux est indispensable. Il n’y a rien de plus désagréable les premiers jours que de ne pas savoir où se trouvent les toilettes ou de se perdre en voulant aller voir les RH.

 

Présentation des produits

 

Une présentation détaillée de vos produits ou services est un élément essentiel de l’onboarding. Chaque nouveau collaborateur, quel que soit son rôle dans votre entreprise, doit connaître quels sont les produits ou services proposés. Surtout pour ceux qui ne sont pas vraiment concernés par cela, comme le service comptabilité par exemple.

 

Objectifs de l’entreprises

 

Quels sont les objectifs de l’entreprise et quelles stratégies sont mises en place pour les atteindre ? 

Assurez-vous que vos objectifs soient clairs pour votre nouvelle recrue, par exemple, partagez avec lui ce que vous voulez accomplir au cours du prochain trimestre, faites-lui savoir ce que vous attendez de lui et en quoi sa contribution fera une différence.

 

Culture d’entreprise

 

Connaître les valeurs de l’entreprise est crucial pour n’importe quel arrivant, pour réussir à s’identifier à son nouvel employeur. Cela est particulièrement vrai si le nouveau collègue vient d’un environnement d’entreprise complètement différent. 

Par exemple, s’il passe d’une start-up à un grand groupe (ou inversement), le nouvel environnement de travail peut être radicalement différent de leur expérience précédente. Ici aussi, chaque détail aura son importance : 

  • Que se passe-t-il au moment du déjeuner ?
  • Le télétravail est-il autorisé ?

 

Assurez-vous de bien communiquer sur tout ce qui s’applique à la totalité des collaborateurs.

 

Esprit d’équipe

Il peut souvent être difficile pour les nouveaux collègues de s’intégrer dans “des groupes d’employés” existants. 

Il n’y a rien de pire que de devoir déjeuner seul pendant la première semaine, car, une fois la première journée terminée, plus personne ne prend la responsabilité du nouvel employé. 

Soyez attentif au fait que votre équipe inclut leur nouveau collègue à l’heure du déjeuner et qu’un esprit d’équipe se développe toujours.

Onboarding phase 3 : après la première semaine

Recueillir les premières impressions :

 

N’hésitez pas à demander un rapport d’étonnement à votre collaborateur. Quelles observations positives ou négatives a-t-il fait pendant ses premières semaines. 

Plus vous travaillez dans l’entreprise, plus vous vous habituez à la façon dont les choses fonctionnent. Il sera certainement très intéressant pour vous d’avoir un retour de la part d’un regard neuf, et pour votre collaborateur cela lui montre que vous êtes à son écoute.

 

Suivi :

 

Durant sa première semaine, votre employé va devoir traiter une multitude d’informations toutes plus importantes les unes que les autres. 

A la fin de sa première semaine, assurez-vous qu’il a bien eu et compris toutes les informations relatives à sa prise de poste et à son intégration dans l’entreprise. Le cas échéant, n’hésitez pas à revenir sur certains points avec lui. 

Onboarding phase 4 : les semaines suivantes

Nous l’avons dit en introduction, l’intégration d’une nouvelle recrue peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il faut donc rester attentif à elle pendant les semaines et les mois qui suivent son arrivée. 

Si après les premières semaines de travail, il n’y a pas de points réguliers avec votre nouveau collègue, alors même le meilleur processus n’a que peu de valeur. 

Il est très important, pour vous et pour votre collaborateur, qu’après un laps de temps que vous aurez déterminé, une séance de feedbacks soit organisée et que ce processus soit régulièrement répété.

Ce n’est pas seulement pour pouvoir évaluer le travail et la conduite de votre nouvel employé, mais également pour qu’il puisse vous faire part de ses premières impressions sur l’entreprise et sur son poste.

Onboarding : Comment le service RH peut aider ? 

En tant que service des Ressources Humaines, vous pouvez grandement faciliter l’onboarding de nouveaux collaborateurs et aider les managers. 

Voici quelques idées pour vous accompagner dans cette tâche :

  • Créez un processus d’intégration qui couvre les différentes actions des 4 grandes phases que nous avons abordé. Précisez bien dans ce processus, à quel service incombe quelle tâche et le moment où elle doit être faite.

  • Soyez claires sur les responsabilités de chacun et les délais à respecter. Cela s’applique par exemple au fait de fournir un badge ou un code d’accès aux locaux, de fournitures de bureau, du matériel nécessaire (ordinateur, téléphone, logiciels particuliers) etc.

  • Créez une checklist. Mettez-y les démarches administratives, ainsi que les tâches professionnelles et sociales du service RH, des managers et de l’équipe du nouvel arrivant.

  • Utiliser un logiciel RH qui va vous permettre d’automatiser les étapes individuelles de l’onboarding, des tâches administratives jusqu’au plan d’intégration, pourra vous être d’une grande aide. De cette manière le service RH pourra garder une trace de tout ce qu’il s’est passé et l’onboarding des nouveaux collaborateurs sera d’autant plus efficace.

 

 

Vous avez maintenant une meilleure idée du fonctionnement de l’intégration de nouvelles recrues et quatre phases clés qui peuvent en assurer le succès. Ainsi, lorsque de nouvelles personnes vont rejoindre votre entreprise, vous pouvez vous assurer qu’elles vont commencer dans les meilleures conditions et maintenir leur performance au fil du temps.

Vous l’aurez compris, aujourd’hui, il est très important de faire de l’onboarding des nouveaux collaborateurs une de vos priorités. 

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