Microlearning : un pilier de l’organisation apprenante

Coraline
Responsable Marketing & Communication
Illustration : AdobeStock

Faciliter l’apprentissage continu des collaborateurs s’inscrit aujourd’hui parmi les objectifs incontournables des entreprises. 

Pour y répondre, la mise en place d’un écosystème d’apprentissage intégrant du microlearning se classe en bonne position au tableau des priorités. Et ce phénomène devrait perdurer encore quelques années.

Nous vous expliquons pourquoi.

Organisation apprenante : comment mettre en place une culture d’apprentissage ?

Avant de vous expliquer pourquoi le microlearning favorise l’apprentissage rapide et continu en entreprise, il est important de comprendre ce qu’est une culture d’apprentissage et comment la mettre en place.

La culture d’apprentissage est un des éléments de l’organisation apprenante. Mais qu’est-ce qu’une organisation apprenante ?

Organisation apprenante : définition

Le terme d’organisation apprenante a été défini en 1991 par Peter Senge, Directeur du Learning Center de la Sloan School of Management du MIT et auteur du livre « La Cinquième Discipline”.

“Les organisations apprenantes sont des organisations où les gens développent sans cesse leur capacité à produire les résultats qu’ils souhaitent, où des façons de penser nouvelles et expansives sont favorisées, où l’aspiration collective est libérée et où les gens apprennent continuellement à apprendre ensemble”

Peter Senge – La Cinquième Discipline

La raison d’être de ces organisations est que, dans des situations de changements rapides, seules les entreprises flexibles, adaptatives et productives peuvent exceller. Pour ce faire, elles doivent découvrir comment exploiter l’engagement des collaborateurs et leur capacité à apprendre à tous les niveaux. 

Le fonctionnement d’une organisation apprenante est basé sur la recherche d’informations. Comme son nom l’indique, une organisation apprenante est une entreprise en perpétuelle quête d’informations afin d’adapter et d’ajuster le mieux possible son mode de fonctionnement à son environnement. 

En cela, l’entreprise apprenante va à contresens de l’organisation traditionnelle, très rigide et peu encline aux changements organisationnels. Une entreprise qui base son fonctionnement sur le modèle de l’organisation apprenante s’inscrit de manière permanente dans une démarche positive vis-à-vis du changement.

Les quatre niveaux du processus d’apprentissage

On peut diviser le processus d’apprentissage en quatre niveaux.

Le premier niveau est axé sur l’apprentissage de faits, de connaissances, de processus et de procédures. Ce niveau s’applique à des situations connues dans lesquelles les changements sont mineurs.

Le deuxième niveau concerne l’apprentissage de nouvelles compétences professionnelles. Ce niveau s’applique aux nouvelles situations dans lesquelles les réponses existantes doivent être modifiées. On peut parfaitement avoir recours à une expertise externe, qui sera un outil très utile dans ce domaine.

Le troisième niveau, apprendre à s’adapter, s’applique à des situations plus dynamiques dans lesquelles le mode d’apprentissage consiste à expérimenter et à tirer des leçons des succès et des échecs.

Et enfin, le quatrième et dernier niveau consiste à apprendre à apprendre. Il s’agit plus d’innovation que d’une simple adaptation à celle-ci. C’est dans ce contexte que les suppositions, les croyances et les perceptions profondément ancrées, sont remises en question et que les hypothèses sont vérifiées. 

Une organisation qui applique une culture d’apprentissage doit passer par ces étapes pour devenir une organisation apprenante. 

Les avantages d’une culture d’apprentissage

La notion de culture d’apprentissage peut être perçue par certains comme un concept abstrait et non pertinent à leur situation. Cependant, ce qui est sûr, c’est que la culture d’apprentissage d’une entreprise influe sur les interactions quotidiennes entre les collaborateurs et la façon dont ils gèrent les transformations, les questions et les problèmes au sein de celle-ci.

La réponse au pourquoi d’une culture d’apprentissage est apportée à travers ses avantages qui sont nombreux.

1- Maximiser le potentiel des employés

Il est important de donner la priorité à votre culture d’apprentissage, car l’apprentissage est une pulsion humaine naturelle. Vos collaborateurs veulent apprendre et s’épanouir et ils sont enclins à chercher des possibilités d’emploi qui leur permettront d’aller en ce sens. Tirer profit de cette caractéristique innée est un excellent moyen, non seulement de cultiver leur potentiel, mais aussi de les garder engagés.

2- Encourager la créativité et l’innovation

Les organisations encouragent la prise de risque et invitent, voire célèbrent, les leçons qui accompagnent inévitablement l’échec, la créativité et l’innovation ont tendance à réussir et continueront de le faire à l’avenir.

3- Tirer profit des facteurs de motivation naturels

Des études montrent que l’être humain est motivé par l’autonomie et l’atteinte d’objectifs. Une solide culture d’apprentissage favorise les deux. Développer une meilleure culture d’apprentissage permet aux employés de sortir des sentiers battus, de prendre des risques, de grandir et de s’améliorer, tant individuellement qu’en équipe. 

4- Suivre le rythme de la technologie

Les progrès technologiques favorisent un besoin de formation et de perfectionnement continus. De nouveaux logiciels, applications, appareils et réseaux sociaux par exemple, créent une demande constante d’apprentissage de nouvelles compétences et de nouveaux comportements. Une culture de croissance et d’apprentissage est le meilleur moyen de suivre le rythme.

5- Bâtir les compétences de l’avenir

Les meilleures compétences nécessaires pour réussir dans le milieu du travail “de l’avenir” comprennent des compétences “non techniques” et plus “humaines” aussi appelées “Softs Skills”. Ces softs skills sont par exemple le leadership, la communication, l’empathie, la résolution de conflit, etc. Ce sont des compétences associées à l’intelligence émotionnelle, qui ne peuvent ni être remplacées ni automatisées. Les personnes qui ont une forte intelligence émotionnelle ont tendance à apprendre tout au long de leur vie, à grandir et à évoluer constamment et, par conséquent, à rechercher un milieu de travail qui permet les deux.

Culture d’apprentissage : comment la développer ?

  • Il est important de s’entourer d’experts, en fonction des besoins de l’entreprise, car finalement, qu’on soit dirigeant, directeur, responsable ou chef de projet, on ne peut pas tout connaître.

  • Encouragez la culture du questionnement au sein de vos équipes afin que celles-ci prennent l’habitude de creuser les sujets plus en profondeur. Ceci va leur donner envie de progresser et de se développer.

  • Favorisez la diversité au sein des équipes. Ici, il s’agit de former des équipes mixtes constituées de collaborateurs provenant de différentes origines : sociales, culturelles, nationalités par exemple, qui ont des formations et des parcours variés. Encourager les échanges et le partage d’expérience permet de favoriser un apprentissage entre pairs et de mieux apprécier et mettre en avant les spécificités de chacun. 

  • Définir et communiquer sur sa vision stratégique. Ce sont les dirigeants qui doivent initier le changement en communiquant sur leur vision du futur de l’entreprise avec les collaborateurs.

  • Responsabiliser les collaborateurs avec un mode participatif pour mieux les impliquer et pour faire évoluer une situation.

  • Accepter l’erreur et encourager la prise de risques. Encouragez vos équipes à sortir de leur zone de confort pour mieux apprendre de leurs erreurs. 

  • L’apprentissage de l’agilité qui consiste à tirer les bonnes leçons de ses expériences passées avec rapidité et flexibilité. 

  • L’utilisation des innovations pédagogiques, telles que le mobile learning, permet de développer une culture d’apprentissage et de reconnaître et valoriser les réalisations en matière d’apprentissage. 

Comment créer des écosystèmes d’apprentissage innovants et de performance qui vont contribuer à créer des habitudes d’apprentissage chez vos collaborateurs ?

Nous allons tenter de répondre à cette question en trois étapes, mais avant cela, comment pouvons-nous décrire un écosystème ? 

Un écosystème est un ensemble d’espèces en interaction les unes avec les autres. Elles partagent différents types de relations pouvant amener à des émergences qu’on ne sait pas modéliser et qu’on ne sait pas toujours anticiper. Les écosystèmes sont ouverts et dynamiques. 

Ce qui nous intéresse plus particulièrement, c’est l’écosystème d’apprentissage innovant qui se définit donc par l’ensemble des personnes, des contenus (vidéos, podcasts, articles, processus, méthodologies, etc.) et des outils technologiques qui vont composer une organisation. 

Autrement dit, c’est un collectif dans lequel les individus peuvent apprendre les uns des autres indépendamment de leurs origines et de la typologie d’organisation à laquelle ils appartiennent. 

Les trois étapes pour créer un écosystème d’apprentissage innovant et performant

Étape 1 : Bien connaitre vos collaborateurs.

 

Il faut se poser les questions suivantes : 

Qui sont nos collaborateurs ? Les managers avec lesquels nous travaillons ? Les employés ? Les coachs ? Les directeurs ? Les mentors peut-être ? Prenez le temps de bien connaître vos équipes. Chaque personne a un talent, un savoir-faire et des centres d’intérêt qu’on ne soupçonne pas forcément en dehors de leurs compétences métiers actuelles, mais qui peuvent être très utiles pour d’autres fonctions.

Quelles sont leurs caractéristiques et leurs spécificités ? Ici, nous nous intéressons au pourcentage hommes/femmes, l’âge, les compétences techniques, la position hiérarchique dans l’entreprise.

De quelles compétences supplémentaires ont-ils besoin ? Nous savons que les deux tiers du succès d’une formation résident dans l’expression pertinente de son besoin. Le responsable ici a un rôle important à jouer auprès des ressources humaines pour évoquer en amont les compétences importantes à développer pour ses équipes afin d’être capable d’assurer un niveau de qualité et de rentabilité de son service. Autrement dit, il doit savoir traduire les problèmes en besoin de formation auprès des ressources humaines.

Identification des motivations et de la personnalité. Savoir quelles sont les ambitions de tel ou tel collaborateur. Si la personne est épanouie dans son travail, s’il dispose d’un besoin irrémédiable d’être stimulé par des missions plus variées et plus responsabilisantes par exemple. Un des moyens d’y parvenir est d’utiliser des tests de personnalité et/ou de motivation.

Et enfin, qu’attendent-ils d’une formation ? Est-ce plutôt de l’épanouissement personnel ou professionnel ? Est-ce la possibilité d’évoluer et d’obtenir une promotion ? Ou juste renforcer leurs propres capacités ?

 

Étape 2 : Déterminer un objectif d’apprentissage précis

 

Pour que l’écosystème d’apprentissage construit soit performant, il faut déterminer un objectif d’apprentissage précis qui doit avoir une action concrète et mesurable. On va donc s’intéresser à la performance que l’entreprise et le collaborateur peuvent viser, mais aussi les capacités que les apprenants doivent avoir acquis à l’issue de la formation. D’où la nécessité d’utiliser des objectifs “SMART” dans cette démarche.

Pourquoi “SMART” ?

Car il faut que les objectifs soient :

 

SPÉCIFIQUES : par exemple créer une capsule de formation qui répond à un besoin extrêmement précis, comme une formation en bureautique mais plus pointue et plus précisément sur le pack office.

MESURABLES : c’est-à-dire définir un objectif quantitatif à atteindre, par exemple, un taux de complétion à 90% pour le parcours de formation.

ATTEIGNABLES : orientés vers l’action. Par exemple : se connecter sur l’application de microlearning Dokki, compléter son profil et commencer une capsule de formation.

RÉALISTES : en d’autres termes, pertinents par rapport à une situation donnée.

TEMPOREL : il faut fixer une échéance à la réalisation des objectifs. Par exemple, à quel moment souhaitez-vous mettre en place une solution de microlearning.

 

C’est tout cela qui va vous permettre de motiver vos équipes.

 

Étape 3 : Communiquer et accompagner.

 

Une fois que vous avez appris à connaître vos collaborateurs et que vous avez déterminé vos objectifs d’apprentissage précis, vous devez communiquer au sein de votre entreprise et surtout accompagner vos collaborateurs. 

Il s’agit de co-construire, c’est bien entendu un travail collectif pour faire connaître et adopter votre projet de formation professionnelle. Pour une communication plus optimale, il ne faut pas hésiter à segmenter les apprenants selon leurs profils et adresser un message personnalisé en fonction de leurs besoins et de leurs centres d’intérêt. 

Dans un premier temps, vous pouvez lancer, ce qui va vous permettre d’observer si la solution est pertinente pour les différents profils dans l’entreprise. Et une fois que ce parcours de sensibilisation a été mené avec succès, vous pourrez le déployer au reste de la population concernée. 

Ensuite, il faut expliciter le parcours du format d’apprentissage, c’est-à-dire expliquer très concrètement en quoi consiste le microlearning. 

Puis favorisez une stratégie de communication multicanale. Informez vos collaborateurs par des messages, via un mailing, les réseaux sociaux, créez des évènements dédiés à cela, des vidéos ou encore des affiches. Ce qui est important c’est de communiquer avant, pendant et après le lancement de la formation pour mieux sensibiliser vos apprenants. 

Il est important également de créer et capitaliser sur une communauté d’ambassadeurs. Là c’est la recommandation personnelle via des pairs qui permet de mieux porter le projet et son message auprès des équipes. 

Enfin, pilotez la performance de votre parcours de formation pour mieux accompagner les utilisateurs. Analysez les informations qualitatives et quantitatives, avec tous les KPIs et les statistiques que vous pouvez trouver dans votre plateforme de microlearning. Ces informations vont vous permettre d’entreprendre des actions préventives ou rectificatives sur le plan de la communication ou d’accompagnement ce qui va, in fine, améliorer l’expérience utilisateur. 

Pourquoi le microlearning favorise l’apprentissage rapide et continu dans l’entreprise ?

Microlearning : un format en conformité avec le plan de développement des compétences

Il faut savoir que l’employeur a deux obligations en matière de formation professionnelle : l’adaptation au poste de travail et le maintien dans l’emploi des salariés. Il existe donc le plan de développement des compétences qui remplace depuis le 1er janvier 2019 le plan de formation. 

Ce plan de développement des compétences est un outil de pilotage de la formation professionnelle. Il regroupe l’ensemble des actions et des mesures de formation visant à soutenir son activité et accompagner ses projets de développement et ses orientations stratégiques. Il facilite l’anticipation et l’organisation des actions de formation.

Aujourd’hui, ce plan de formation s’organise en distinguant deux types d’actions de formation :

  • Les formations obligatoires :

    elles conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction et doivent être réalisées sur les temps de travail effectif. Elles donnent lieu à un maintien de la rémunération par l’employeur.

  • Les formations non obligatoires :

    elles concernent l’adaptation des salariés à leur poste de travail et le maintien de leurs capacités à occuper un emploi. De ce fait, ces formations non obligatoires relèvent bien de l’obligation de former qui incombe à l’employeur et qui est prévue par l’article L.6321-1 du Code du Travail. Elles peuvent être réalisées sur le temps de travail, avec maintien de la rémunération.

 

On peut donc dire que le microlearning permet de répondre au défi de former les salariés aux formations obligatoires et nécessaires, mais également aux formations non obligatoires. Le tout, dans un contexte où les nouveaux modes de travail (télétravail, open space, espaces de coworking etc.) prennent de plus en plus de place dans nos entreprises.

Microlearning : un format adapté aux journées chargées. 

Nous sommes tous bien conscients que, quel que soit le poste que l’on occupe ou le statut que l’on a dans l’entreprise, nos journées sont très chargées. Aujourd’hui, ni les entreprises ni les collaborateurs ne peuvent supporter des journées entières de formation.

D’après une enquête du Figaro, un Français ne peut pas rester concentré plus de 12 minutes sur son travail sans être interrompu par un email, une notification, un appel ou une demande d’un collègue.

De plus, une enquête de Deloitte a mis en exergue que les salariés français déclarent pouvoir consacrer 1% d’une journée de travail type à leur formation. Si nous faisons un petit calcul rapide, 1% d’une journée type c’est environ 15 minutes.

C’est vraiment en ça que le microlearning va favoriser l’apprentissage rapide et continu dans l’entreprise. En effet, il va permettre de pallier la problématique de temps que les salariés ont du mal à trouver pour se former.

Par ses formats courts, de 30 secondes à 5 minutes, les risques d’interruption et de déconcentration de l’apprenant vont être minimisés.

Microlearning : l’apprentissage des temps modernes.

Le microlearning est parfaitement en phase avec un mode d’apprentissage moderne.

Pourquoi cela ? 

Voici les différentes raisons :

  • La conception est centrée sur l’apprenant : C’est l’apprenant qui est au cœur de sa formation et, avec une application de microlearning comme Dokki, il va pouvoir aller chercher ses capsules de formation lorsqu’il en a besoin.

  • La mobilité :Le microlearning donne la possibilité au collaborateur de se connecter sur l’application, quels que soient le lieu, le moment et le support utilisé.

  • La rapidité :Nous parlons de capsules de 30 secondes à 5 minutes avec un style d’apprentissage relativement informel. Ces capsules de formation vont pouvoir se consommer très facilement.

  • L’innovation :La formation ne va pas se faire sous forme de parcours d’apprentissage “cadré”. Les capsules ont une structure modulaire, ce qui veut dire qu’elles sont plus faciles à mettre en place et sont moins chronophages.

  • L’ancrage mémoriel :les techniques utilisées par le microlearning permettent au cerveau de mieux retenir. Vous avez la possibilité de mettre en place des quiz, de gamifier le processus d’apprentissage pour le rendre plus ludique. Les émotions que tout ceci va générer permettent d’améliorer l’ancrage mémoriel.

 

Vous l’aurez compris, mettre en place une culture d’apprentissage basée sur les méthodes du microlearning va vous permettre de devenir une vraie organisation apprenante. Vous vous lancez quand ?

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